Ausschreibungen + Vergaben

Um wirtschaftliche, vor allem aber operative Interessen im Tagesgeschäft der Versammlungsstätte zu wahren, sind im Vorfeld einer Ausschreibung sinnvolle Bewertungsparameter, die richtige Strategie des Vergabeverfahrens und die sinnvolle Auswahl der Vergabeart entscheidend.

Vergabeverfahren in Versammlungsstätten

Catering und Gastronomie, Reinigung, Bewachung, Ordnungsdienst und technische Betreuung der Veranstaltungen personell oder mit (Leih-)Equipment - dies sind Leistungen, die typischerweise in Versammlungsstätten durch Vergabeverfahren vergeben werden. 
Beim Einsatz von Fremdfirmen sind zusätzlich zu vergaberechtlichen Vorschriften noch arbeitsrechtliche Aspekte wie Arbeitnehmerüberlassung (AÜG), Scheinselbstständigkeit und Mindestlohn (etc.) zu beachten.

Es gibt zahlreiche Verfahren, um eine Leistung für eine Versammlungsstätte zu vergeben:
Freihändige Vergabe, Beschränkte Ausschreibung, Verhandlungsverfahren, Öffentliche Ausschreibung, Interessenbekundungsverfahren …

Der Schwellenwert (Auftragswert über die gesamte Vertragslauf­zeit) ist mitentscheidend, welches Vergabeverfahren das sinn­vollste und beste Ergebnis für die Versammlungsstätte bringen wird – wobei oftmals ein Verfahren zwingend vorge­schrieben ist oder europäische Wettbewerber einbezogen werden müssen.

Aus Faktoren wie der Auftragsgröße und den konkreten Anforderungen an die zu vergebende Leistung, dem Wettbewerb unter potentiellen Bewerbern oder Besonderheiten der Location im Hinblick auf die zu erbringenden Gewerke ergibt sich die sinnvolle und oft rechtlich vorgeschriebene Vergabeform.

Strenge Fristen und formale Kriterien zwingen zu einer gründ­lichen Planung und einer sehr sorgfältigen Erstellung aller Vergabeunterlagen. Hier ist viel fachliches Know-how um die Besonderheiten von Versammlungsstätten und der Veranstal­tungsbranche gefordert, mit denen die Vergabestelle der Stadt und oft auch die Betreiber von Versammlungsstätten allein überfordert sind.

Mit dem Blick Dritter und viel Erfahrung bei Vergaben sowie mit dem speziellen Fachwissen um die Bedürfnisse von Locations bei der Auftragsvergabe an Dienstleister gestalten wir mit Ihnen das für Ihre Versammlungsstätte richtige und individuell zugeschnittene Vergabeverfahren.

Unsere Leistungen

  • Auswahl des für die konkret zu vergebende Leistung sinnvollen Vergabeverfahrens
  • Organisation von Ausschreibungs- und Vergabeverfahren
  • Erstellung der Ausschreibungsunterlagen wie Informationsmemorandum, Leistungsverzeichnis etc.
  • Unterstützung bei der Bearbeitung formaler Vergabeunterlagen wie Teilnahmeerklärungen, europaweite Ausschreibungsunterlagen, Teilnahmebedingungen etc.
  • Prozessbegleitung während des gesamten Vergabezeitraums
  • Unterstützung bei der öffentlichen Bekanntmachung in Fachmedien und Vergabeportalen
  • Auswertung der Angebotsunterlagen der Bewerber
  • Erstellung der Verträge mit dem Gewinner der Vergabe
  • Vertragsverhandlungen
  • Jurysitzungen: Moderation und Organisation von Bewertungsbögen über Einladungsmanagement der Bewerber etc.

Optimierte Ausschrei­bungen - profes­sionelle Vergabe­verfahren

Wir beraten und unterstützen Sie bei der Ausschreibung und Vergabe von Aufträgen, Gewerken, Dienstleistungen und Lizenzen im Bereich Versammlungsstättenbetrieb.

Kommunikation mit Vergabestellen

Für Sie organisieren und optimieren wir die Kommunikation mit den für Ihre Versammlungsstätte zuständigen öffentlichen Vergabestellen - und schaffen dort Verständnis für die mit­unter besonderen flexiblen Bedürfnisse bezüglich einer Ausschreibung aufgrund der Besonderheiten von Veranstaltungszentren.
Wir übernehmen die inhaltliche Gestaltung von Ausschrei­bungen für Gastronomie und Catering, Technik-, Reinigungs- und Security-Dienstleister und alle weiteren Ausschreibungen rund um den Veranstaltungsbetrieb in Versammlungsstätten.

Bei der Auswahl des Dienstleisters und der vorherigen Fest­le­gung der Vergabekriterien zur Auswahl des richtigen Partners für Ihre Versammlungsstätte stehen wir Ihnen durch unsere operative Erfahrung im Locationmanagement beratend zur Seite.

Auch große Möblierungsaufträge müssen in aller Regel ausgeschrieben werden.