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Ausschreibungen + Vergaben

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Typische Ausschreibungs­leistungen

Typische in Versammlungsstätten durch Vergabeverfahren zu vergebene Leistungen sind Catering und Gastronomie, Reinigung, Bewachung, Ordnungsdienst und technische Betreuung der Veranstaltungen personell oder mit (Leih)Equipment. Beim Einsatz von Fremdfirmen sind zudem arbeitsrechtliche Aspekte wie Arbeitnehmerüberlassung (AÜG), Scheinselbständigkeit oder Mindestlohn etc. zu beachten.

Aus Auftragsgröße, konkreten Anforderungen, Wettbewerb unter potentiellen Bewerbern, an die Dienstleistung oder die zu erbringenden Gewerke ergibt sich die sinnvolle und oft rechtlich vorgeschriebene Vergabeform.

Unsere Leistungen

  • Organisation von Ausschreibungs- und Vergabeverfahren
  • Erstellung der Ausschreibungsunterlagen wie Informationsmemorandum, Leistungsverzeichnis etc.
  • Unterstützung bei der öffentlichen Bekanntmachung in Fachmedien und Vergabeportalen
  • Auswertung der Angebotsunterlagen der Bewerber
  • Erstellung der Verträge mit dem Gewinner der Vergabe
  • Vertragsverhandlungen
  • Unterstützung bei der Bearbeitung formaler Vergabeunterlagen wie Teilnhameerklärungen, europweite Ausschreibungsunterlagen, Teilnahmebedingen etc.

Optimierte Ausschreibungen – professionelle Vergabeverfahren

Wir beraten und unterstützen Sie bei der Ausschreibung und Vergabe von Aufträgen, Gewerken, Dienstleistungen und Lizenzen im Bereich Versammlungsstättenbetrieb.

Kommunikation mit Vergabestellen

Wir übernehmen die inhaltliche Gestaltung von Ausschreibungen für Gastronomie und Catering, Technik-, Reinigungs- und Security-Dienstleister und alle weiteren Ausschreibungen rund um den Veranstaltungsbetrieb in Versammlungsstätten. Darüber hinaus organisieren und optimieren wir die Kommunikation mit öffentlichen Vergabestellen.

Bei der Auswahl des Dienstleisters stehen wir Ihnen ebenso zur Seite wie bei der Planung der personellen Aufstellung. Prozessbegleitend stellen wir korrekte Arbeits- und Kompetenzaufteilungen innerhalb eines Teams sowie den reibungslosen Ablauf aller Arbeiten sicher.

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Wer ist verantwortlich?

Die Frage nach den Verantwortlichkeiten sollte unbedingt im Vorfeld der Veranstaltung eindeutig geklärt werden. Wer hat die Betreiberpflichten, wer die des Veranstalters? Was genau umfassen diese Pflichten? Wird ein Veranstaltungsleiter ernannt? Jede dieser Positionen ist nicht nur mit spezifischen Kompetenzen und Pflichten, sondern auch mit haftungsrechtlichen und finanziellen Risiken verbunden.

Übertragung der Pflichten

Gemäß § 38 (5) MVStättVO kann der Betreiber seine Pflichten durch schriftliche Vereinbarung auf den Veranstalter oder dessen beauftragten Veranstaltungsleiter übertragen, sofern dieser mit den Veranstaltungsräumen hinreichend vertraut ist. Darüber hinaus kann der Betreiber selbst einen Veranstaltungsleiter einsetzen. Den Betreiber befreit das allerdings nicht von seinen allgemeinen Verantwortungen.